当物业管理需要使用维修基金进行房屋维修时，业委会和物业公司应该如何协商和做出决策呢？以下是一些建议。

1.明确维修范围

首先，业委会和物业公司需要明确需要进行的房屋维修项目。在制定维修计划时，应该考虑到维修的紧迫性和重要性，将维修项目分为必要维修和优先维修两类，确保维修计划的合理性和可行性。

2.制定维修预算

确定需要维修的项目后，业委会和物业公司需要制定相应的维修预算。在制定维修预算时，需考虑到维修的实际需求和维修费用，以及维修预算的可承受性。同时，还需要将维修预算向业主公示，听取他们的意见和建议，确保维修预算的公正和透明。

3.协商支付方式

关于维修费用的支付方式，业委会和物业公司需要进行合理协商。在确定支付方式时，应该考虑到业主的实际需求和能力，选择适合的支付方式。支付方式可以选择一次性缴纳、分年分月缴纳等。

4.履行公告程序

在做出决策和实施维修计划之前，业委会和物业公司需要履行必要的公告程序，将维修计划公示在物业管理公司的公示栏上，并通过电子邮件和短信通知每个业主。这样可以确保业主对维修计划有足够的了解，提高物业管理的公开透明。

5.建立维修档案

在维修计划实施后，业委会和物业公司需要建立维修档案，详细记录维修过程和费用，并保存相关票据和证明文件。这样可以在以后的管理过程中随时查阅，也便于业主及时了解物业管理的情况。

在协商和决策时，业委会和物业公司应该遵守相关法规和规定，合理利用维修基金，确保物业管理的效果和公正性。通过以上的建议，我们相信他们可以更好地处理使用维修基金时的矛盾和问题。